【新人向け】機器搬入を担当した際に気を付ける事

私はインフラ屋さんとしてサーバやプリンタの搬入作業を行った経験が何度かありますが、「たかが搬入」と何も考えずぼけーっとしていると痛い目をみるので注意する必要があります。

そうなっては欲しくないので、ここさえ押さえれば搬入がスマートに終わるという項目をご紹介します。

リストの用意

リストの用意は必須です。その日「何が」「いくつ」「どの運送会社が」搬入されるのかをリスト化し、チェックできるように印刷して用意しておきましょう。

「どの運送会社が」というのが意外と大事です。業者から渡される受領証(お届け先控)には「箱数」という項目が基本的にあります。どの運送会社が運んできたかがリストにあれば、例えば何かが無いときにお届け先控の箱数と比較すれば、何が無いのかが分かります。

搬入場所の確保と置き方

一番センスが問われるのが搬入されてきた機器を「どこに」「どうやって」置くか。

「どこに」に関しては自分たちで運ぶならそこまで気にする必要はないですが、例えば "サーバ50台を5階の会議室に置く" なんて時は業者に運び入れまで依頼することが一般的です。その際は置き場所を指示しなくてはならないんですが、事前にある程度考えておかないと確実にグダります。イメージしておくことが重要です。

また、同じ機器は固めて置いた方がもちろんですが、数えやすいように5段にするなどの工夫が必要です。そもそもその置き方をした場合に確保している搬入場所に入りきるのかもイメージする必要がありますね。

あと一つ重要なのが箱と箱の間のスペース。例えば箱を3列にしておいたときに、列と列の間に人が通れるスペースを作っておけば箱の側面を確認することができます。

シリアル番号を確認したり、保証書を回収したりと、意外と箱の側面を確認する機会は多いです。スペースに余裕があるのであれば間は空けることををお勧めします。

お届け先控用に箱の数を数えておく

最終的にお届け先控にサインを書くわけですが、個人で Amazon からの受取をする場合とは異なり、きちんとチェックしたうえでサインをする必要があります。適当にサインをする、なんてことあってはいけません。100%先輩社員に怒られます。

ただし、箱の中身を確認したり、箱の外から型番を確認して「どの機器が何個」までを確認する必要はありません。

業者は基本的に「何箱」持ってきたかでしか確認しないため、例えば「合計128箱になりますが、問題ないでしょうか?」のようなことを言ってきます。なので、合計何箱がさえ押さえていれば問題はありません。

お届け先控にサインをした後はじっくり検品を行いましょう。

業者が複数いることを意識しておく

機器は全て一度に搬入されないこともあります。例えば機器の1つだけが別業者で、しかも業務終了後の時間帯にくるようなこともあります。何が言いたいかというと、「全部届いた」と思い込まずにきちんとリストには目を通してください。

逆のパターンも厄介です。「一部届いていない」と思っていたら実は全部届いていた、なんてこともあります。それを防ぐためには、お届け先控の箱数と実際の箱数が一致したときにのみサインをすることが重要です。徹底するようにしましょう。また、お届け先控は確実に受け取ってください。受領書があったりなかったりすると照合ができません。

まとめ

改めてまとめると、搬入の際に注意すべき点は以下の様になります。

  • リストを用意しておく
  • どこに、どうやって置くかをイメージしておく
  • 箱の合計個数をパパっと確認する
  • お届け先控の箱数と実際の箱数が一致したときにのみサインをする
  • お届け先控(受領書)は確実に受け取る

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